Met onze modules maakt u van Office 365, Outlook of Google Calendar een volwaardig reserveringssysteem voor vergaderzalen.

Modules

Zaaldisplays bij vergaderruimtes

Voorkom verwarring bij vergaderruimtes en onderbroken bijeenkomsten met een zaaldisplay bij uw vergaderruimte. Het tabletformaat touchscreen bij de vergaderzaal geeft duidelijk aan of de ruimte bezet is of vrij. Als de vergaderruimte bezet is, toont de display het tijdstip, de organisator en het onderwerp van de vergadering. Is de vergaderruimte vrij? Dan is het mogelijk de ruimte ter plekke via het zaaldisplay of via uw bestaande agendasysteem te reserveren.

Koppelen met Outlook, Office 365, Google of FMIS

Het zaaldisplay kan worden afgenomen als uitbreiding van uw Reflex RoomManager reserveringsysteem, maar ook eenvoudig worden gekoppeld aan agendasystemen zoals Office 365, Outlook en Google Calendar of uw Facility Management Informatie Systeem (FMIS). De afspraken uit uw reserverings-, agendasysteem of FMIS worden direct op het zaaldisplay weergegeven.

Wat leveren zaaldisplays bij vergaderruimtes u op?

·         Voorkom verwarring en onderbroken bijeenkomsten

·         Maak van Office 365, Outlook, Google Calendar of FMIS een volwaardig reserveringssysteem

·         Een beter gebruik van vergaderruimtes

·         Een frisse en professionele uitstraling van uw pand

·         Direct no-show registreren op het zaaldisplay

Eigen look and feel

De look-and-feel en lay-out van het zaaldisplay past u aan uw huisstijl, logo’s en kleurstellingen aan.


Welkomscherm bij de receptie

Het is fijn als uw bezoekers weten in welke ruimte zij op welk moment worden verwacht. Een welkomscherm bij de entree van uw kantoor helpt u hierbij. Op het welkomscherm plaatsen we een overzicht van de zalen en de afspraken die plaatsvinden in deze zalen.

Koppelen met Outlook, Office 365, Google of FMIS

Het welkomscherm kan worden aangeschaft als uitbreiding van uw Reflex RoomManager reserveringsysteem. U bepaalt welke afspraken wel of niet op het scherm worden weergegeven. Het welkomscherm is ook eenvoudig af te nemen als uitbreiding op uw bestaande agendasysteem om afspraken en ruimtes in vast te leggen. Denk aan Office 365, Outlook en Google Calendar of uw Facility Management Informatie Systeem (FMIS). De afspraken uit uw reserverings-, agendasysteem of FMIS worden direct op het welkomscherm weergegeven.

Wat levert een welkomscherm u op?

  • Overzicht van afspraken in vergaderruimtes
  • Bezoekers weten in welke ruimte zij worden verwacht
  • Frisse en professionele uitstraling van uw pand

Welkomstscherm


Digitale bezoekersregistratie

Geen onoverzichtelijke of onleesbare inschrijvingspapieren, maar volledig digitaal en afgeschermd voor derden. Die meerwaarde biedt Reflex Visitor aan uw organisatie. Met de digitale bezoekersregistratie van Reflex Visitor melden uw bezoekers zich eenvoudig digitaal aan- en af bij uw organisatie.

Werkt u op afspraak? Dan ontvangt uw collega met wie men de afspraak heeft,  automatisch een bevestiging per mail zodra de bezoeker zich geeft aangemeld.

De voordelen:

  • Sluitende registratie van bezoekers volgens HACCP, ISO 9001 en 22000
  • Voldoen aan Arbowet met betrekking tot calamiteiten
  • AVG- en GDPR-proof
  • Moderne/professionele uitstraling en ontvangst
  • Meld (onbeperkt aantal) bezoekers vooraf aan
  • Real time inzicht in aanwezige bezoekers
  • Eenvoudig en snelle inschrijving
  • Ontvanger krijgt direct seintje na inschrijving
  • Opmaak is aan te passen naar eigen huisstijl
  • Eenvoudige rapportage en uitdraai van bezoekerslijsten voor managementinformatie.

Ga mee met de tijd, moderniseer en zorg dat u als bedrijf up-to-date bent. Sla een efficiencyslag en neem vandaag nog contact op voor een online demonstratie van Reflex Visitor.

 

Reflex Visitor

Weet u weten hoe Reflex Visitor eruit ziet en werkt? Download de brochure


Online vergaderzaal reserveren

Reflex RoomManager biedt een module die het mogelijk maakt om online een vergaderruimte te reserveren. Onderstaand voorbeeld laat zien hoe het Reflex reserveringssysteem voor vergaderzalen er op uw beeldscherm of mobiel eruit kan zien.

Online reserveren is handig voor bedrijven die vergaderruimtes delen met andere organisaties of voor locaties waar vergaderruimtes openbaar te reserveren zijn. Een bedrijf dat, bijvoorbeeld in een bedrijfsverzamelgebouw gevestigd is, kan op deze manier te allen tijde de bezetting van de vergaderzaal inzien en direct een ruimte reserveren, samen met de andere gebruikers van het pand.


Managementinformatie

Hoe vaak loopt een gemiddelde vergadering uit? Of hoe vaak wordt een vergaderruimte geboekt, maar uiteindelijk toch niet gebruikt? Welke afdeling heeft ook weer die lunch besteld en op welke kostenplaats boeken we dan de kosten? Wat is de bezettingsgraad van de vergaderruimte? Of u nu één of meerdere vergaderruimtes in beheer heeft, of u nu met meerdere bedrijven in één pand zit: het zijn essentiële vragen voor het management, waar vaak geen eenvoudig antwoord op bestaat.

Wat levert onze Managementinformatie u op?

Met ons reserveringsysteem heeft u alle relevante informatie over bezettingsgraden en kostenplaatsen met één druk op de knop inzichtelijk.

Koppelen met uw agendasysteem

Als u al een agendasysteem gebruikt voor het reserveren en beheren van uw vergaderruimtes, zoals Office 365, Outlook of Google Calendar, is het mogelijk om alleen de Managementinformatiemodule af te nemen en uw organisatie op die manier meer inzicht te bieden.


Extra's boeken

Binnen uw bedrijf worden ongetwijfeld regelmatig vergaderruimtes gereserveerd voor relaties, klanten of langere interne meetings. In zo’n geval is het handig dat vooraf duidelijk is of bepaalde faciliteiten in de ruimte aanwezig zijn. Denk aan een beamer of een presentatiescherm, maar aan bijvoorbeeld extra stoelen. Daarnaast wilt u uw gasten op een goede manier ontvangen. Dat kan door op voorhand bijvoorbeeld koffie, thee of een lunch te reserveren in de vergaderruimte. Met ons reserveringssysteem zijn de faciliteiten in de ruimte per ruimte inzichtelijk en boekt u eenvoudig de extra’s bij.

Koppelen met uw agendasysteem

En maakt u al gebruik van Office 365, Outlook of Google Calendar om vergaderruimtes te reserveren? Maak dan uw reserveringssysteem compleet met de Extra’s-module Faciliteiten zijn altijd inzichtelijk en catering of de facilitaire dienst logt in en ziet altijd de actuele aanvragen. Zo breidt u uw bestaande agendasysteem op een eenvoudige, laagdrempelige en voordelige manier uit.

 


Plattegrond

In één oogopslag zien waar vergaderruimtes of werkplekken zich bevinden en welke al bezet of nog vrij zijn. Dat kan, met deze uitbreiding van Reflex RoomManager.

Reflex RoomManager

Een overzicht van de belangrijkste functies en alle modules. Bekijk de brochure

Digitale bezoekersregistratie

Geen onoverzichtelijke of onleesbare inschrijvingspapieren Download de brochure